教科書

この本は、AIの解説書ではありません。

あなたの会社の業務を1つ選び、それをAIに任せて、かかっていた時間がどれだけ減ったかを数字で出す。そこまでを一緒にやる本です。

逆に、この本がやらないことも先に言っておきます。最新機能の紹介はしません。「画面のどこにボタンがあるか」のような操作手順も書きません。半年で変わるからです。そのかわり、何を貼って、何を頼み、出てきたものをどう確認するかは、全部書きます。ボタンの位置は Google の公式ページが一番正確で、一番早く更新されるので、必要なところで公式ページへの案内を置きます。

なぜ1つだけなのか。途中でやめないためです。よくあるのは、「AIで業務全体を効率化しよう」と始めて、何から手をつけるか決めきれずに止まるケースです。1つに絞れば、勉強会4回と、その間の「測る週」2回・「工程表を作る週」1回を足して、約2か月で結果が出ます。結果が出れば、2つ目は自然に始まります。

なぜ数字なのか。「便利になった気がする」では、続ける理由にも、社内で広げる理由にもならないからです。「月に6時間減った」と言えれば、その6時間を何に使うかを決められます。数字があると、続けるか広げるかを自分で決められます。

この順番で、毎日の入力と集計の時間を減らした会社の話を、この章の終わりに載せます。

この本は第1章から第8章まで、1つの業務を前に進める順に並んでいます。今日は地図と第1章だけ見て、続きは勉強会で進めてもかまいません。順番だけは変えずに。

各章は同じ形をしています。

1. この章を終えると何ができるか
2. 図解1枚
3. 判断の要点（3つまで）
4. 手順
5. よくあるつまずき
6. 持ち帰り課題
7. できたかの判定
8. 公式に任せる（リンク先と、その対象者）
9. 関連レシピ・部品

分からない言葉が出てきたら、補章A「AIの言葉、最小限」を見てください。この本で使う専門用語は10語だけです。

「持ち帰り課題」は、第7章で引く数字を残すための部分です。どれも1回で終わる量にしてあります。

第2章の後と、第6章の後（第7章に入る前）に「1週間測る」が入ります。始めと終わりの時刻をメモするだけで、机に座る時間は増えません。ここだけは省けません。

手を動かす時間は、全部で10時間前後が目安です。半分は第5〜6章の「やらせてみる」に使います。読むだけなら、1章5〜10分です。

勉強会で使う場合は、1回90分・4回に分けて進めます。

1回目と3回目の後に、測る1週間が入ります。2回目の後は、社内ルールと工程表を仕上げる週です。ひとりで読む場合も、この区切りで進めると無理がありません。

使う道具は Google Workspace と、その中に入っている Gemini です。Gemini は、Gmail やスプレッドシートの画面にすでに入っている Google のAIです。ChatGPT の Google 版、と思ってかまいません。すでに会社で Google Workspace を使っているなら、追加で買わなくても始められます。

ただし1つだけ、先に確認してほしいことがあります。あなたの会社が契約している Google Workspace のプランです。プランによって、Gemini が使える場所が違います。

この違いは第5章「どこで実行するか」に直接ひびきます。だから、ここで確認しておきます。

Starter でも、この本は最後まで進められます。 届いた内容を Gemini アプリにコピーして整える手順（レシピ01）を使うだけで、買い足しは要りません。Standard に上げるかどうかは、第7章の数字が出てから考えれば十分です。

もう1つ、Claude という別のAIが第6章で出てきます。ただしそれは「Gemini でうまくいかないときの選択肢」としてです。最初から2つの道具を覚える必要はありません。今は Gemini だけで進めます。

数字の話を、実際の例で1つ。作成者が実際に関わった会社の話です。社名と業種は出しません。

ある会社では、現場の担当者20人が毎日、その日の成果の数字を手で入力していました。1人あたり1回20分。入力先はフォームや別々のスプレッドシートで、形はそろっていません。20人分で、月に約200時間です。

その数字を、管理の担当者1人がまとめていました。ばらばらの入力を管理表に写し、形を整え、確かめる。この作業に、月に約100時間。現場と管理を合わせて、月に約300時間かかっていました。

やったことは3つです。

1. 数字が入ったら、決めた形の管理表に自動で集まる部品を作った。部品は Google Apps Script で書き、書き方は Gemini に相談しながら進めた。
2. 「担当者に意識してほしい数字」だけは、今までどおり人が入力する形で残した。
3. 月に1回のチェックは、人が見る。

人がやるのは、意識してほしい数字の入力と、月次の確認だけになりました。空いた時間は、現場の20人で月に約200時間。管理の担当者で月に約100時間。合わせて月に約300時間、年にすると約3,600時間です。

ここで大事なのは、全部を自動にしなかったことです。どこを人が残すかを決めるのが第4章で、この会社もそこに一番時間を使いました。迷ったのは「ほぼ自動にできる中で、どの数字は人が打ち続けるべきか」でした。答えは、担当者に意識してほしい数字と、月次のチェックの2つです。

この本の章の順番は、この会社が通った順に合わせています。第1章から第7章で業務を1つ、第8章でこの会社が使ったような「自動化の部品」を扱います。

自分の会社の Google Workspace のプランを確認して、ここに書き込んでください。

プラン：（ Business Starter ／ Business Standard ／ Business Plus ／ Enterprise ／ 使っていない ／ 不明 ）
確認した日：　　年　　月　　日
確認した方法：（ 管理コンソール ／ 管理者に聞いた ／ 販売店に聞いた ／ 請求書 ）
不明の場合、誰にいつ聞くか：

• ☐ 自分の会社のプラン名が言える。または、確認先と期限が決まっている

これだけです。第1章へ進んでください。

• Google Workspace のプラン比較・料金（全般向け）：workspace.google.com/pricing
• 管理コンソールでの契約内容の確認（管理者向け）：Google Workspace 管理者ヘルプ「お支払いアカウントにアクセスする」

※プランの中身は変わります。この章の確認日は2026年9月24日です。迷ったら公式ページを正としてください。

• 補章A　AIの言葉、最小限
• 補章B　プラン別できること表
• レシピ01　届いた内容をスプレッドシートに転記する時間を減らす（Starter の手順あり）